মোছাঃ নাসরিন নাহার
সহকারী শিক্ষক
১০ ফেব্রুয়ারি, ২০২৬ ১০:৩৭ অপরাহ্ণ
মেইল করার ধাপসমূহ বা নিয়ম
পেশাদার ও কার্যকর ইমেইল পাঠানোর জন্য প্রথমে একটি অ্যাকাউন্ট (Gmail/Yahoo) থেকে 'Compose'-এ ক্লিক করে প্রাপকের সঠিক ঠিকানা (To) বসান। একটি সংক্ষিপ্ত ও প্রাসঙ্গিক 'Subject' দিন, সুনির্দিষ্ট বডি লিখুন, প্রয়োজনীয় ফাইল অ্যাটাচ করুন এবং শেষে ‘Regards’ দিয়ে নাম লিখে পাঠান। কাজের ক্ষেত্রে ফরমাল ভাষা ও সঠিক স্বাক্ষর ব্যবহার করা জরুরি ।
মেইল করার ধাপসমূহ:
- লগইন ও কম্পোজ:জিমেইল বা অন্য কোনো মেইল সার্ভিসে লগইন করে 'Compose' বাটনে ক্লিক করুন ।
প্রাপকের ঠিকানা (To): যার কাছে মেইল পাঠাচ্ছেন তার ইমেইল আইডি সঠিক বানানে লিখুন।
বিষয় (Subject): মেইলটি কী বিষয়ে, তা ১-২ শব্দে বিষয় অংশে লিখুন। বিষয়হীন মেইল সাধারণত অবহেলা করা হয় ।
সম্বোধন (Salutation): কাজের মেইল হলে 'Dear [Name]' বা ব্যক্তিগত হলে 'Hello/Hi' দিয়ে শুরু করুন ।
মূল বার্তা (Body): মূল কথাগুলো স্পষ্টভাবে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় দীর্ঘ লেখা এড়িয়ে চলুন ।
অ্যাটাচমেন্ট (Attachment): কোনো ডকুমেন্ট বা ছবি পাঠাতে চাইলে ক্লিপ আইকনে ক্লিক করে ফাইলটি যুক্ত করুন ।
বিদায় ও স্বাক্ষর (Sign-off): শেষে 'Sincerely', 'Best Regards' লিখে আপনার নাম ও পদবী ব্যবহার করুন ।
পাঠানো (Send): সবকিছু ঠিক আছে কিনা দেখে 'Send' বাটন চাপুন।
মেইল করার সময় কিছু প্রয়োজনীয় টিপস:
- CC (Carbon Copy): একই মেইল অবগতির জন্য অন্য কাউকে পাঠাতে CC ব্যবহার করুন, যেখানে সবাই সবার ঠিকানা দেখতে পায় ।
- BCC (Blind Carbon Copy): প্রাপকদের ঠিকানা গোপন রাখতে BCC ব্যবহার করুন ।
- পেশাদারিত্ব: ইমেইলে ফরমাল ভাষা ব্যবহার করুন এবং সবশেষে বানান ভুল চেক করুন ।
মন্তব্য করুন
৪
৬ মন্তব্য